FACILIDADES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION A LA ADMINISTRACION DE LA CADENA DE SUMINISTROS
Qué es un sistema de información?
Los sistemas de información proporcionan la comunicación y el poder de análisis que muchas
empresas requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global.
Es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y
distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución.
Funciones de un sistema de información
Tres actividades de un sistema de información producen la información que la institución requiere
para la toma de decisiones, para el control de las operaciones, el análisis de los problemas y la
creación de nuevos productos y servicios. Estas actividades son:
a) Las de alimentación o insumo, es la captura o recolección de datos primarios dentro de la
institución o de su entorno para procesarlos en un sistema de información.
b) El procesamiento, es la conversión del insumo en forma que sea más compresible para los
seres humanos (a algo que tenga más sentido).
c) El producto o salida, transfiere la información procesada a las personas o actividades donde
deba ser empleado
Los sistemas de información también requieren la retroalimentación que es el producto regresado
a personas a los miembros adecuados de la institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa
de alimentación.
Sistemas de Información Basados en Computadoras (SIBC)
Los sistemas formales descansan sobre definiciones aceptadas y fijas de los datos y de los
procedimientos para recolectarlos, almacenarlos, procesarlos, distribuirlos y emplearlos. Son
estructurados, operan mediante reglas predeterminadas que permanecen relativamente fijas y que no
se pueden cambiar tan fácilmente.
Los sistemas de información informales descansan en acuerdos implícitos y reglas no establecidas
de comportamiento. No hay un acuerdo sobre lo que es información o cómo debe ser almacenada y
procesada.
Los sistemas formales de información pueden ser basados en computadoras o manuales. Los
sistemas manuales emplean tecnología de papel y lápiz.
Los sistemas de información basados en computadora, por el contrario, descansas en la tecnología
del software y el hardware de las computadoras para procesar y distribuir la información.
La finalidad del SIBC es captar, almacenar y distribuir información del entorno de una institución y
de sus operaciones internas para el propósito de apoyar a las áreas o funciones de la institución y a
la toma de decisiones, a la comunicación, control, etc.
Los sistemas de información transforman los datos puros en información útil mediante tres
actividades básicas, alimentación, procesamiento y salida
Diferencia entre computadoras y los sistemas de información
Las computadoras constituyen el equipo para almacenar y procesar la información. Los programas
de computadora o software, son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlan el
procesamiento mediante computadora.
Desde el punto de vista de negocios, un sistema de información es una solución de organización y
administración basada en la tecnología de información a un reto que surge del medio ambiente.
Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, es necesario entender el entorno, la
estructura, la función y las políticas de las instituciones así como el papel de la administración y la
toma de decisiones de ésta.
Luego es necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de
información actual para dar soluciones.
Instituciones
Las organizaciones formales están compuestas de diferentes niveles y especialidades. Sus
estructuras reflejan una clara división del trabajo. Una institución coordina el trabajo mediante una
jerarquía estructurada y procedimientos de operación de acuerdo a normas. La jerarquía ordena a las
personas en una estructura piramidal con niveles ascendentes de autoridad y responsabilidad.
Los niveles superiores de la jerarquía están formados por el personal directivo, profesional y
técnico.
Los niveles inferiores están formados por el personal operativo.
Los procedimientos estándar de operaciones (PEO), son reglas definidas con precisión para
realizar tareas desarrolladas para enfrentar situaciones esperadas, estas reglas guían al personal
mediante procedimientos. La mayor parte de esos procedimientos están formalizados. Muchos de
los PEO quedan incorporados a los sistemas de la organización.
Las instituciones requieren de muchos tipos de habilidades y de personas, además de los
administradores:
- de los trabajadores del conocimiento, son personas como ingenieros, arquitectos o científicos
que diseñan productos o servicios - de los trabajadores de la información, son personas tales como secretarias o contadores que
procesan y distribuyen los documentos de la empresa - de los trabajadores de producción o servicios, son personas que en realidad producen los
productos o servicios para la institución
Toda institución tiene una cultura única, parte de la cultura de la organización puede estar implícita
en sus sistemas de información.
Los diferentes niveles y especialidades en una institución crean diferentes intereses y puntos de
vista. Estos a menudo entran en conflicto. El conflicto es la base de la política institucional..
Tecnología
La tecnología de los sistemas es una de las muchas herramientas de las que los administradores
pueden disponer para enfrentar al cambio. Es el instrumento a través del cual la administración
controla y crea.
Los SIBC (sistemas de información a base de computadoras) utilizan la tecnología de software,
hardware, almacenamiento y telecomunicación.
El hardware de computadora es el equipo físico empleado para las actividades de alimentación, el
procesamiento y la salida en un sistema de información.
El software de computadora son las instrucciones detalladas, previamente programadas que
controlan y coordinan los componentes del hardware de computadora de un sistema de información.
La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para el almacenamiento de la
información como los discos magnéticos o las cintas.
La tecnología de telecomunicaciones formada por los dispositivos físicos y el software enlaza las
distintas piezas del hardware y transfiere los datos de un lugar a otro.
Diferentes niveles de los Sistemas
Como existen intereses, especialidades y niveles diferentes en una institución, existen también
distintos tipos de sistemas
1.-) Los sistemas del nivel operativo.
Apoyan a los gerentes operativos al hacer el seguimiento de las actividades y transacciones
elementales de la institución como ventas, recepción de materiales, depósitos en efectivo, etc.
El fin principal de este sistema es responder a las cuestiones de rutina y seguir el flujo de
transacciones a lo largo de la institución. La información que brinde debe ser fácilmente accesible,
actual y correcta.
2.-) Los sistemas de nivel de conocimientos.
Apoyan a los trabajadores del conocimiento y los de la información en una institución. La finalidad
de estos sistemas es ayudar a la empresa de negocios a integrar nuevos conocimientos para el
negocio y para que la institución controle el flujo de la documentación. Estos sistemas en especial
bajo la forma de estaciones de trabajo y sistemas de oficina constituyen las aplicaciones de mayor
crecimiento en la actualidad en los negocios.
3.-) Los sistemas de nivel gerencial.
Se diseñan para las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades
administrativas de los administradores de nivel medio.
Estos sistemas comparan los resultados del trabajo del día con los del mes o el año anterior.
Proporcionan reportes periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.
Tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requerimientos de
información no son siempre claros. Responden a los “Que pasa sí? Las respuestas a estas preguntas
con frecuencia requieren de nueva información de fuentes externas, así como internas, que no
pueden obtenerse de los sistemas de nivel operativo.
4.-) Los sistemas de nivel estratégico.
Ayudan a los niveles directivos a atacar y dirigir las cuestiones estratégicas y las tendencias a largo
plazo dentro y en el entorno de la institución
Su interés principal es hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las capacidades con
las que se cuentan
Alexis Fabian 